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文化建設
檔案工作之我見
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  檔案工作之我見
   檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。它記載著一個人、一件事、一個單位的歷史和變遷。檔案來源于文件和材料,檔案是由文件和材料有條件地轉化而來的。檔案予我來說是神圣的、莊嚴的。
   最早接觸檔案是在九十年代初,那時我剛剛參加工作,就被安排到檔案室幫忙整理資料。當時的檔案室在一個大的庫房里面,光線很暗,成排的鐵皮柜子陳列在屋子的中央,屋子里一股陳舊的紙書嗆鼻的霉味。我們的任務就是幫管理員將超過保管期限的檔案收集整理,隨后送到指定的銷毀地點銷毀。由于我們是地質單位,離城較遠,將檔案送達銷毀地點破費周折。記得我們在當地雇了一輛四輪拖拉機,滿滿的裝了一車箱,我們四個人就坐在這些舊文件的上面,隨著坑凹不平的道路顛簸的到了銷毀地點,然后我們把這些失效文件倒入一個用磚塊切成的比較大的池子里,用水籠頭注水,然后再用木棒攪動,過一會兒去攪一下,直到紙張完全浸透水,然后再加上水,我們才離開。當時是初次接觸檔案,那個檔案室相當大,密密麻麻堆滿文件,而且檔案室的門上寫著“閑人免進”的字樣,加上對廢舊文件的處理都是那么嚴格,使我對檔案產生了神密和敬畏的感覺!
   直到后來我正式從事了檔案工作,我才對檔案工作有了進一步的了解。我們單位的文件大體有文書檔案、財務檔案、人事檔案和科技檔案。我主要從事的是文書檔案,最早我們用最原始的方式制作和發放文件。我們用鉛字打印,那些小字被制成鉛字小模塊,然后通過打字機在字臺上一個一個找然后打到蠟紙上,再用油印機一張一張的印刷。我才明白檔案室里嗆鼻的霉味是怎么回事了。那些文件都是用油墨打印的,遇到下雨天空氣潮濕,就會有一股難聞的氣味。那個時候野外隊的各個單位收隊回來都要將一年的地質、測繪、鉆探等成果手抄稿交給打字室,當手抄稿經過一臺臺小小的打字機變成整齊劃一的鉛字,裝訂成冊時,在當時是一件比較轟動,讓人激動又興奮的事。對于從事檔案工作的我來說,當大家的勞動成果轉化成重要的基礎資料被保存,成為單位甚至國家的寶貴資源時,檔案人身上的那份責任感和使命感油然而生,讓我更加珍惜這份工作,更加喜歡檔案管理。
   為了方便管理和查閱,每年年底,我們都要把文件按照收文單位、文件類型、收文日期等進行裝訂,用牛皮紙折成一個三角,把文件的角用線縫訂,寫上編號分門別類的放好,以便查閱。隨著時代的進步,有了電腦打字,剛開始的WPS、華光、CCED5.0等排版技術的應用給文件的打印帶來了極大的方便,可以在電腦上隨意添加刪改,字體大小可以調整,存儲攜帶都很方便。于是以前用的鉛字打字機也被淘汰了,用激光和噴墨打印機打出來各種干凈漂亮的字體,排版只需隨意的按動鼠標,大大縮減了勞動強度,改善了打字的環境,提高了速度,節約了成本。我們就好象是從茅草屋一下子住進了磚瓦房,明亮寬暢,干起活來隨心自在。隨著檔案室的管理條件逐步提升,從之前灰暗簡陋的“倉庫”一樣的地方,一律按規定換入寬敞明亮的通風的大房子里面,有空調、有防火防盜防蟲等設施,定期進行打掃清潔,我們盡其所能使文件得到妥善保管。
   2017年,集團公司在全公司安裝了一套OA Office Automation,簡稱OA )系統,將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來,是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域,是信息化社會的產物。OA的使用功能廣泛、全面,能夠迅速收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效協同工作,改變過去復雜、低效的手工辦公方式,為科學管理和決策服務,從而達到提高行政效率的目的。避免了以前文件送閱時不能及時收回的尷尬。
   時代的進步,科技的創新,為我們的工作提供了便捷,也讓檔案管理手段和方式不斷地進步和變化,但唯一不變的是作為檔案人對檔案工作的責任和使命。現在每當我身著正裝,穿梭在檔案柜緊密有序的行間,低頭專注地看著清晰記載的歷史使我深感榮耀和自豪,享受其中,使我更加懂得了這份工作的意義!              
                                       西安地勘院:杜亞峰

 

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